Автор: Виктор Коданев, Директор по образованию и консалтингу Bidzaar, член академического совета Высшей Школы Экономики, Профессор практики Высшей Школы Бизнеса НИУ ВШЭ

У многих компаний есть выстроенные годами закупочные схемы, менять которые совершенно не хочется. Как говорится, «работает — не трогай». Но если вы хотите оставаться на плаву, то потрогать всё же придётся.

Допустим, схема действительно отлично работает: у вас лучшие цены и подрядчики, а внутри компании нет коррупции. На этом можно было бы смело поставить точку, но что если схема не так хороша, как хотелось бы?

Как устаревшие схемы работы превращают конкурентное преимущество в недостаток

С закупками обычно так: кажется, что всё понятно на интуитивно-бытовом уровне. Но нет. Организация закупок — это довольно интересный, а местами и творческий процесс. Невозможно один раз выстроить всю схему и больше никогда ничего в ней не менять, не развиваться и не искать новых путей. Очень скоро из весомого конкурентного преимущества она станет существенным конкурентным недостатком.

Прогресс не стоит на месте, и сейчас существует множество простых и изящных решений, значительно упрощающих работу отдела снабжения. Одно из таких решений — электронные торговые площадки.

Как устроена классическая схема закупок? Компетентные сотрудники создают техзадание, оповещают подрядчиков (как правило, наработанную базу), а те подают предложения. Затем неподходящие предложения отсеивают, а среди подошедших проводят тендер и определяют победителя, который и будет поставлять товары. Зачастую весь процесс идёт через электронную почту, что не очень прозрачно. Сложно отследить, как он протекает, по каким критериям осуществляется отбор и т. д. Какие-то обсуждения могут вестись в мессенджере, и уже не очень понятно, что предлагают: то ли скидку, то ли откат.

Когда компания начинает оптимизировать работу отдела снабжения, рано или поздно простых таблиц Excel станет недостаточно. Потребуются дополнительные технические решения, которые позволят снизить нагрузку на закупщиков и исключить их из части процессов. Одно из таких решений — ЭТП.

Чем интересна работа на ЭТП: примеры известных компаний

При формировании заказа площадка позволяет выставлять критерии оценки участников тендера — как ценовые, так и неценовые, например, опыт, наличие лицензии и т. д. Это позволяет гарантировать, что предложение по тендеру поступает от опытного участника, который имеет положительную репутацию на рынке. На Bidzaar зарегистрировано более 100 000 участников, многие из которых — очень крупные компании с известными именами.

ЭТП помогает сделать работу закупщиков не только наглядной и эффективной, но ещё и понятной для руководства благодаря метрикам и возможности сразу посмотреть на результат. Ещё один шаг к тому, чтобы перестать выглядеть для руководства, как «ящик, откуда высовываются заказанные товары», а для подрядчиков — «мутными ребятами».

Так, например, произошло у крупного агропромышленного холдинга «РОСТ»:

«Закупочные процедуры стали максимально прозрачными, что увеличило доверие у всех участников. Некоторые так и писали после тендера: «Спасибо! Я понял, почему проиграл. Раньше думал, что вы что-то мутите». Больше всего переживаний было связано с боязнью потерять кого-то из постоянных подрядчиков, но все они безболезненно перешли на Bidzaar. Оживилась конкуренция, увеличилось количество участников тендеров, появились новые партнёры. И в то же время благодаря использованию редукционов вместо множественных переторжек сократилось время на проведение закупки. В результате по некоторым категориям экономия составила до 30 %!»

C помощью нашей площадки cнабженцам «Детского мира» удалось уйти от рутины и снизить операционную нагрузку. До перехода на ЭТП они проводили закупки малого объёма по электронной почте. Часть писем попадала в спам, до последнего момента было непонятно, сколько подрядчиков в итоге подаст предложения к установленному сроку, да и сама процедура торгов была неэффективной. Все силы уходили на работу по установленному протоколу.

На полноценный поиск новых подрядчиков внутренних ресурсов не хватало. А значит, на торги раз за разом приглашались одни и те же участники, которым не было к тому же никакого смысла снижать цену, т. к. они не могли сравнить своё предложение с конкурентными. С помощью нашей ЭТП компании удалось организовать закупку буквально в несколько кликов. А затем — понаблюдать за сражением между потенциальными подрядчиками и на выходе получить готовое аналитическое заключение с ранжированными по цене предложениями и контактами участников.

Закупщики АНО «Россия — страна возможностей» решили оптимизировать закупочный процесс и перейти на ЭТП, выбрав Bidzaar:

«Bidzaar — это чисто коммерческая площадка, и интерфейс у неё заточен под коммерческие тендеры: он гибкий и удобный. Проблема многих других электронных площадок в том, что они работают и на государственный, и на коммерческий сегмент. А так как интерфейс один, то им приходится как-то совмещать в нём эти два направления, которые сильно отличаются друг от друга по организации, критериям, механизму закупок и т. д. При этом функционал Bidzaar максимально соответствует нашим внутренним нормативам, в частности, Положению о закупочной деятельности. То есть нам не пришлось что-то кардинально менять в своей работе: мы просто перестроили некоторые внутренние процессы, обучили персонал, и этого оказалось достаточно».

«После перехода на Bidzaar мы получаем существенную экономию на закупках. Вот пример: у нас есть проект «Территория смыслов», мы организовали для него конкурс на мультимедийное оборудование на общую сумму в 141 миллион рублей. Итоговая цена по результатам конкурса получилась 118 миллионов. Снижение составило 19,5 %. То есть экономия денег при таких суммах закупок ощутимая».

Суммируя

ЭТП позволяет обмениваться опытом с коллегами и сверяться с рынком. А значит, помогает приобщиться к лучшим практикам закупок и ещё сильнее повысить эффективность работы отдела закупок.

Кроме того, у нас есть техподдержка. Если компания решила отойти от концепции «работает — не трогай», то мы подскажем и покажем, как устроены процессы на нашей ЭТП.