Автор: Виктор Коданев, Директор по образованию и консалтингу Bidzaar, член академического совета Высшей Школы Экономики, Профессор практики Высшей Школы Бизнеса НИУ ВШЭ

Как автоматизировать рутину в закупочной деятельности и повысить вовлечённость сотрудников в поиск новых идей, инноваций и решений.

Общаясь с закупщиками разных компаний, которые ещё не перешли на ЭТП, я часто слышу что-то вроде:

«Проводить тендер — это долго и сложно, а у нас и так ресурсы на пределе, еле успеваем закрыть потребности без сбоев. У нас очень загружены сотрудники, им совершенно некогда разбираться с площадками, да и особого желания в это погружаться у них тоже нет. Поэтому участие на тендерных площадках нам не подходит».

А дальше — несколько вариантов продолжения:

• По почте мы отработаем быстрее — пока на площадке опубликуемся, пока будем ждать итогов… А вдруг никто не подастся и сроки тендера придётся увеличивать?
• Нам удобнее работать по своим шаблонам: вся система уже выстроена, сложно менять.
• У нас нет ни времени, ни сил, ни бюджета заниматься обучением сотрудников работе с ЭТП.
• Сотрудники против перехода на новый инструмент: они активно не хотят, не готовы и вообще привыкли к своей рутине.

И тут поневоле вспомнишь и картинку про квадратные колеса, и байку про мужика, который с трудом пилит дерево тупой пилой:

«Мужик, давно пилишь? — Три дня. — Так ты пилу-то наточи! — Некогда мне, пилить надо!»

Коллеги отчасти правы: «нормальная» закупочная рутина с регулярными авралами способна лишить сил и мотивации даже лучших профессионалов. Но тем сильнее хочется помочь: рассказать, как избавить сотрудников закупочных подразделений от скучной пустой работы, дать возможность развиваться. Разумеется, с финансовой выгодой и для компании, и для сотрудников.

 

А — автоматизация

Мой опыт показывает, что большая часть жалоб-возражений, приведённых выше, — это выгорание и усталость закупщиков. И я их понимаю: сложно сохранить драйв и творческий настрой, когда твоя работа состоит из бесконечных рассылок емейлов, копирования информации из таблички в табличку и обзвонов поставщиков. Эта рутина должна быть автоматизирована!

Автоматизация, которую даёт Bidzaar, нужна, чтобы:

• Быстро и просто искать релевантных поставщиков из огромной базы и проверять, какие уже известные вам компании-заказчики аккредитовали и включили в свои реестры этих поставщиков.
• Запускать 10, 20, 30 процедур одновременно одному сотруднику. Сбор предложений по почте и ручное их сведение в конкурентный сравнительный лист — многократно более трудоёмкая история.
• Легко и автоматически проверять поставщиков при аккредитации в модуле VMS

То есть с учётом функционала реестров (VMS) и торгов (RFx) на ЭТП можно упростить и ускорить рутинные операции в закупках.

Вот как описывает эффект автоматизации закупок с Bidzaar Илья Михайлов, руководитель закупок в компании АСТОН — одной из крупнейших в РФ компаний по производству продуктов питания и ингредиентов (интервью проведено в мае 2023 года):

«Ушло время на составление мониторингов. Раньше это была таблица в Excel, которую нужно было заполнять различной информацией по итогам. Сейчас мы выгружаем практически такую же таблицу с площадки. Плюс удобно работать сразу со многими заявками: одновременно у одного сотрудника их находится в работе где-то по 20–30 штук. Раньше заявок в работе у сотрудников было гораздо больше, они скапливались. Сотрудники не успевали их обрабатывать, потому что для того, чтобы взять в работу заявку, нужно иметь время на рассылку и пул поставщиков. Нужны отдельные инструменты отправок, отдельный учёт поставщиков и понимание, что кому ушло. Очень много лишних рутинных действий, которые автоматизирует площадка. Плюс почта, в которой тоже нужно создать под каждую закупку порядка 20 папок. Могло быть 60–80 заявок у человека, и 40–50 из них просто ждали.

Работа на площадке даёт возможность проводить открытый тендер, доступный для участия любой компании, будь то компании, с которыми мы работали ранее, или новые, которые нашли наш тендер на площадке. Было 8–10 контрагентов на открытую процедуру. Стало 20–50 контрагентов на открытую процедуру».

Да, настройка автоматизации — выход компании на ЭТП Bidzaar и обучение работе с ней — потребует времени, но эта инвестиция окупится многократно. Даже довольно продвинутые в области цифровизации закупок компании, которые заменили схему «ЭТП + почта» на работу в едином пространстве, получают ускорение цикла более чем на 25 %.

 

Хитрые схемы и простое выгорание

«Хорошо, возможно, автоматизация рутинных закупочных процедур действительно может помочь компании. Но что делать с сотрудниками, которые пассивно сопротивляются изменениям или активно протестуют против любого нового инструмента?» — обычно слышу я дальше.

Причин такого отношения закупщиков к ЭТП, на мой взгляд, две:

1. Люди охраняют выстроенные схемы, основанные на кумовстве, и сознательно искажают информацию перед акционерами. Тут всё понятно: что делать с теми, кто привык «мутить», знает любой руководитель.

2. Сотрудники выгорели настолько, что срочно нуждаются в помощи. И тут обычно помогает рассказать и показать, как может измениться их работа, когда автоматизация высвободит время.

«Переход на ЭТП позволил повысить мотивацию закупщиков. Вместо функций “почтового робота” и “оператора эксель” закупщики смогли высвободить время на высокоинтеллектуальную деятельность по аналитике, развитие поставщиков, поиск альтернативных источников поставки», — рассказывает ещё один клиент Bidzaar, директор по закупкам УК «РОСТ» Екатерина Никитина.

 

Время на креатив

Пока в закупочных подразделениях компаний властвует рутина, их жизнь уныла. В отделе закупок — текучка, статус подразделения в компании невысокий, а ответственность, наоборот, высока. Так и бегают сотрудники по замкнутому кругу, теряя остатки мотивации. И результаты работы оставляют желать лучшего.

Этот печальный замкнутый круг лечится проактивным подходом.

Когда руководитель понимает, как это всё работает, помогает уменьшить затраты времени на рутину и внедрить действенные практики, тогда и результат не заставляет себя ждать. Сотрудники включаются, появляется экономия в десятки и сотни миллионов рублей, и это хороший путь к получению дополнительных ресурсов для отдела закупок, усиление роли и статуса закупочного подразделения в компании.

Давайте покажу на живом примере, как это работает.

 

Больше $250 тысяч экономии в год на производстве тортов

Я консультирую кондитерскую компанию, которая производит торты. Вместе с ними мы запустили программу по импортозамещению, которая перевернула их представления о работе и возможностях отдела снабжения.

Начали с фисташковой пасты. Раньше ребята закупали её в Италии, но по моему совету они уговорили местного поставщика закупить оборудование и научиться делать точно такую же. Он два месяца от них отбивался, но потом согласился. В процесс были вовлечены закупщики, технологи и сам производитель. В итоге компания сэкономила 21 тысячу долларов в год только на этой пасте.

Такая же история произошла и с разрыхлителем. Раньше его привозили из Польши в пачках по 0,5 кг, а до этого — и вовсе в маленьких пакетиках по 18 г. В месяц на производстве используется 1,5 тонны. По заказу отдела закупок местная компания разработала точно такой же разрыхлитель и расфасовала его в удобные пачки по 10 кг. Итог — экономия в 62 тысячи долларов в год только на ценах и закупках, не говоря уж о трудозатратах на открывание этих маленьких пакетиков, от которых тоже удалось уйти.

За год удалось снизить цену закупки лимонов в три раза. Сэкономили благодаря тому, что отдел закупок организовал поездку на долины, нашёл фермеров, выждал момент резкого снижения цен и выкупил гарантированный объём без посредников. Компания на этом сэкономила 100 тысяч долларов.

Разобрались с производством коробок, изучили их, где-то снизили плотность бумаги без потери качества. Сэкономили 68 тысяч долларов.

Суммарная экономия составила больше четверти миллиона долларов, а сотрудники получили инъекцию проактивного подхода, он был включён в рабочие процессы. Значимость подразделения выросла и укрепилась вместе с зарплатой закупщиков.

Можно ли такой подход повторить? Разумеется, да, только у каждого предприятия будет своя уникальная схема.

Совет —  ещё от одной компании, которая очень давно автоматизировала закупки с помощью Bidzaar: «Видишь возможность улучшений — не жди, действуй! Ведь инициировать изменения самому точно лучше, чем дожидаться, когда тебе на это укажут. При этом не бойся высказываться и браться за реализацию пусть даже самых невероятных идей: нередко именно они выстреливают», — так считает директор департамента закупок и логистики АКАДО Телеком Сергей Серажетдинов (интервью проведено в мае 2023)

Но чтобы всё это работало, сотрудников надо избавлять от рутины, а ещё — вдохновлять и поощрять.

 

Признание и премии для лучших

Поначалу руководителю отдела закупок нужно помочь сотрудникам реализовать несколько проектов, чтобы они разобрались в нюансах и увидели красоту своей работы, поймали азарт. Есть определённые технологии и «дорожные карты», которые позволяют это делать.

Затем, когда будут подведены первые итоги, важно закрепить чувство победы.

Когда в 2015 году я работал в одной большой компании с филиалами в разных городах страны, мы награждали сотрудников на уровне приказа по всем отделениям: «Приказ от имени Генерального директора. Наградить Василия Андреевича за достигнутую и подтверждённую финансистами экономию в размере 25 миллионов рублей премией 50 тысяч рублей». И вешали фотографии с короткой историей успеха на внутреннем корпоративном сайте.

Когда такое происходит, особенно в первый раз, другие сотрудники начинают завидовать и тоже пытаются придумать что-то подобное. В этот момент их нужно немного подтолкнуть, помочь, пройти проект по шагам вместе. А потом — тоже наградить. Когда человек несколько раз получает премию, напрямую зависящую от его действий, у него вырабатывается инстинкт победы. Он начинает искать возможности и фонтанировать идеями. Потихоньку запускается цепная реакция, и в эту игру вовлекается весь отдел.

Поначалу таких инициатив, подтверждённых финансистами и аудиторами, у меня возникало по три-четыре в месяц, через несколько месяцев их количество измерялось уже десятками, а экономия компании — десятками миллионов рублей.

В этом подходе важные задачи руководителя отдела закупок — найти вместе с командой потенциальные точки роста, показать в деле сотрудникам своего подразделения, насколько они важны для бизнеса, а другим департаментам и начальству — ценность департамента снабжения. Тогда можно рассчитывать на повышение статуса подразделения, самих работников и их зарплат. И не на пустом месте: замотивированные сотрудники дают результат намного лучше.

С этим согласны в компании «Детский мир», которая с 2021 года работает с ЭТП Bidzaar:

«Команда — это главная ценность закупочного подразделения. Надо помнить, что за всеми цифрами (будь то экономия или отсрочка платежа) всегда стоят люди. Замотивированные и уверенные в завтрашнем дне сотрудники принесут компании гораздо больше пользы, чем люди, просто отсиживающие «с 9 утра до 6 вечера». И совершенно справедливо, если сотрудник может претендовать на часть результатов своего труда в каком-либо конкретном измеримом выражении».

 

Самый простой пример точки роста

Допустим, что вы закупаете сырьё для завода. Как правило, процесс выглядит так: внутренние заказчики размещают заявки на следующий месяц, а закупщики должны привезти всё в обозначенные сроки и постараться сэкономить на цене.

Обратите внимание на понедельный график производства: месяц длинный, и товары можно привезти как в его начале, так и в самом конце. Если какой-нибудь условный клей появится 1 марта, а использовать его будут в последнюю неделю месяца, то это не очень хорошо: отсрочка платежа — две недели, а платить придётся за товар, которым ещё даже не начали пользоваться. А если клей нужен 15-го числа, когда производство стоит на продукции, где он нужен, а привезут его только 23-го, то получается ещё хуже: приходится переориентироваться и делать что-то другое, пока его не доставят. Нарушается производственный график, падают операционная эффективность и эффективность использования оборудования. Никто не обращает на это внимания, но… Можно было бы выпускать, допустим, 10 миллионов изделий в месяц, а получается только девять. Выстроите чёткий график поставок — вырастет объём производства.

Ещё пример клиента ЭТП Bidzaar:

«В “Додо пицце” провели анализ и выяснили, что из пяти соусов, которыми поливается пицца, одни используются чаще других. Хранение открытых упаковок не предусмотрено, а значит, привозить одинаковые ёмкости попросту нецелесообразно: соус, который за день так и не был использован, вечером попросту списывается. Когда было решено уменьшить упаковки некоторых видов соуса, компании удалось снизить ежемесячные затраты на 2,5 миллиона рублей. Это мероприятие было целиком и полностью инициировано и реализовано закупщиками и может считаться их ярким достижением».

Поищите такие точки роста, а их может быть достаточно много, как в том примере с кондитерской компанией: результат порадует всех участников процесса и запустит ту самую цепочку генерации идей.

 

Проактивность через категорийный менеджмент 

Ещё один способ ввести в практику проактивный подход в работе отдела снабжения — назначить для каждой категории своего менеджера, который будет управлять ею, как отдельным бизнесом. Когда человек видит свой персональный результат и его влияние на работу компании, его значимость существенно повышается как в собственных глазах, так и в глазах коллег и руководства.

Такой способ очень хорошо помог в работе УК «РОСТ». При переходе на категорийное управление удалось существенно повысить мотивацию закупщиков. К стандартным KPI — экономии, своевременности, непрерывности, NPS — в этой компании добавили выполнение целей кластера по EBITDA, что тоже дало очень хороший результат.

На опыте клиентов нашей площадки мы многократно проверили утверждение: в руках закупщиков — огромный потенциал для развития компании, и он стоит того, чтобы быть реализованным.

Закупки — это очень интересное и творческое дело. Если, конечно, сотрудники и руководители закупочных подразделений избавлены от засилья рутины и используют «круглое колесо» и «наточенную пилу» в своей работе. С ЭТП Bidzaar это реально.