Автор: Виктор Коданев, Директор по образованию и консалтингу Bidzaar, член академического совета Высшей Школы Экономики, Профессор практики Высшей Школы Бизнеса НИУ ВШЭ

«Мы работаем только с годами проверенными поставщиками, а на тендер выходит много непроверенных. Мы не можем позволить себе такие риски»

Срывы поставки, несоответствие товара заявленным характеристикам, завышение цены — это далеко не полный перечень неприятностей, с которыми могут столкнуться заказчики в закупках.

Защититься от недобросовестного поставщика, оставаясь в узких рамках старых методов работы с закупками по электронной почте или в мессенджерах, не получится. Защита от одной опасности рождает другие. Ограничение конкуренции создаёт не только высокую зависимость от поставщика, но ещё и коррупционные риски.

Давайте посмотрим, какие инструменты ЭТП Bidzaar помогают расширять базу надёжных поставщиков, получать более выгодные предложения и приносить компании серьёзную прибыль за счёт повышения эффективности закупки.

 

Воронка заказов

Для начала я предлагаю использовать воронку заказов по аналогии с воронкой продаж.

Первое, что следует сделать, — повысить привлекательность заказа. Это, в свою очередь, позволит создать конкуренцию среди поставщиков. Чем больше заявок — тем выше шансы найти правильного контрагента.

Повысить привлекательность заказа смогут следующие методы:

• Укрупнение заказа и консолидация. Если лот консолидированный, объём закупки крупный, то шансов привлечь поставщиков значительно больше.
• Расширение спецификации. Начальные характеристики необходимого товара изменяются для большей вариативности предложений.

Например, компании необходимо купить сто диванов шириной 2,7 метра. Мебель такого размера делают только два производителя. В итоге в торгах примут участие два поставщика или только один из них. Если изменить характеристики и прописать в требованиях к товару, что диваны должны быть шириной от 2,5 до 3 метров, то количество заявок на торги за лот вырастет.

• Возможность предлагать аналоги. Компания допускает закупку товара с аналогичными параметрами, но другого производителя.
• Понятное техническое задание. Кроме характеристик товара и его количества, необходимо указывать условия оплаты, параметры сделки, сроки поставки, географию. Про это заказчики зачастую забывают: не пишут, куда доставить, в какие сроки или устанавливают явно нереалистичные; не указывают, как будет производиться оплата.

 

Реестр поставщиков

Удобный инструмент на ЭТП Bidzaar — функционал Реестров поставщиков VMS (Vendor Management System). Сервис позволяет распределять поставщиков по квалификации, проводить автоскоринг — автоматическое начисление баллов на основании ответов поставщиков. Он гибко настраивается. Можно создавать по каждой категории свои квалификационные анкеты для потенциальных поставщиков. Самое главное, что наполнение этих реестров идёт в онлайн-режиме непрерывно. Площадка создаёт свои правила проверки контрагентов и допускает их в перечень аккредитованных. С помощью существующих открытых баз данных можно проверить любого поставщика: его активы, уставной капитал, среднюю численность сотрудников, обороты компании.

Когда возникает необходимость проведения тендера — всё к этому готово на 110%, есть уже сформированные пулы поставщиков, которые прошли проверку площадки и которым ЭТП может адресно направить заявку.

Плюсы реестра:

• База одобренных и аккредитованных под каждую категорию поставщиков.
• «Гибкая настройка анкеты с любыми вопросами и запросами документов».
• Вы присваиваете сроки квалификации.
• Вы можете проводить закрытые торги только для участников реестра, а это уже гарант безопасности, можете открыть торги для всех с приглашением поставщиков из своей базы.

То есть возражение, приведённое в начале статьи, — о том, что на ЭТП выше риск встретить плохих поставщиков — бессмысленно. Сведение в торгах на одной площадке старых проверенных и новых аккредитованных поставщиков с хорошими условиями может дать не только выигрыш по цене, но и новых надёжных партнёров.

 

Пример. В сети супермаркетов «Слата» рисков, связанных с победой в торгах недобросовестных поставщиков, помогают избегать внутренняя аккредитация участников и проверка данных на торговой площадке: с какого времени поставщик на площадке, бейджи компании, проверены ли реквизиты. При проведении тендеров на площадке помогает открытость: каждый участник видит лучшую цену, в случае возникновения вопросов «Слата» ведёт переговоры.

Интервью с поставщиком перед объявлением победителя торгов — тоже хороший приём для защиты своих интересов.

Необходимости интервьюировать всех участников торгов нет. Переговоры перед входом на сделку проводят, чтобы убедиться в серьёзности поставщика, и только с компаниями, которые наиболее близки к победе, — с двумя-тремя. Интервью заказчик может прописать в условиях контракта, чтобы это не стало сюрпризом для поставщиков.

УК «РОСТ» определила победителя торгов. Поставщик прошёл техническую оценку, активно торговался на аукционе, выиграл его. Но на этапе интервью перед заключением контракта поставщик признался, что торговался ради интереса к конкурентной борьбе с другими участниками аукциона и не готов выполнить заказ или даже изначально не собирался его выполнять.

В компании посчитали, что нового контрагента не напугаешь включением в чёрный список поставщиков из-за таких действий, так как у него ещё нет имени, рейтинга, а значит, нет и репутационных рисков.

Чтобы не остаться без поставщика и не соглашаться на невыгодные условия, в УК «РОСТ» выбрали исполнителем заказа компанию, которая стала второй по ранжированию.

Практика участия компании в закупках определила приём, который помогает избежать подобных рисков в дальнейшем. В УК «РОСТ» взяли за правило в первую очередь собирать предложения по запросам без стабильного пула поставщиков, определённого ценового уровня, при формате закрытых рангов и цен конкурентов. Это позволяет провести несколько туров снижения цен и открыть аукцион, уже имея оптимизированные цены от всех участников, или, получив удовлетворительную цену, ограничиться закрытыми этапами.

Перед интервью необходимо создать чек-лист вопросов. Например, вам интересно узнать, какие у вашего предполагаемого победителя есть ресурсы, чтобы обеспечить выполнение заказа, и есть ли рекомендации от других заказчиков.

Если нет рекомендательных писем, то заказчик может попросить контакты компаний, с которыми уже работал этот поставщик, и связаться с ними самостоятельно. Я рекомендую звонить и прямо спрашивать, как работалось с этим поставщиком.

Спорный момент — если вы получаете отказ в предоставлении контактов компаний-клиентов. Вы готовы доверить выполнение вашего заказа такому поставщику?

Важно вести запись интервью. Это упростит работу с данным поставщиком в будущем: можно будет сохранить запись в архиве на своей площадке и при необходимости через год посмотреть, каким было интервью с этой компанией.

Практика компании «Детский мир» показывает, что ещё на этапе изучения состава заявки участника можно избежать риска работы с недобросовестным контрагентом. Поставщика компания отбирает исходя из наличия у него релевантного опыта работы со схожими проектами, подкреплённого рекомендациями от других заказчиков, ведь заявки на участие в торгах подают даже новички. На решение о сотрудничестве также влияет готовность выполнить заказ без авансирования.

Помимо новичков на торгах, бывали случаи, когда участник активно демпинговал, а потом пытался передать заказ субподрядчику. Поэтому компания «Детский мир» использует ещё один приём, чтобы избежать работы с недобросовестным поставщиком: это самостоятельный сбор отзывов о нём от других его клиентов.

Но при этом в «Детском мире» придерживаются правила, что если участник торгов зарекомендовал себя не с лучшей стороны, даже если он включён в реестр недобросовестных поставщиков, то следует разобраться, почему это произошло, и узнать, как ситуацию видит сам поставщик и какие выводы из неё он сделал.

 

Банковские инструменты проверки поставщиков

Сюда входят:

• Банковское обеспечение.
• Аккредитивы.
• Страхование коммерческих рисков.
• Банковская гарантия.

Все перечисленные инструменты — варианты обеспечения финансовых обязательств с большей или меньшей степенью защиты интересов той или иной стороны сделки. Например, банковская гарантия выгодна для заказчика. Её суть заключается в том, что поставщик заключает соглашение с банком, чтобы тот поручился выплатить заказчику определённую сумму в случае нарушения поставщиком условий контракта. Понятно, что это не подарок от банка поставщику, и деньги ему придётся вернуть.

Все инструменты — платные, поэтому стоит заранее определиться, кто возьмёт на себя эти расходы. Соответствующий пункт можно включить в контракт, например, прописать, что вы как заказчик оплачиваете стоимость банковской гарантии, а поставщик, в свою очередь, должен будет пройти проверку банка до выбора победителя торгов.

Надо понимать, что, требуя оплату банковской гарантии с поставщика, заказчик рискует получить отток участников торгов, что вполне понятно, так как никто не хочет вести бизнес себе в минус. Или же поставщик предложит цену, заложив в неё стоимость банковской гарантии. Например, товар стоит 4 млн рублей, а банковская гарантия — 50 тыс. рублей. Итоговая сумма составит 4 млн 50 тыс. рублей.

Банковская гарантия требуется только с победителя, а не с каждого участника торгов. А банковское обеспечение, наоборот, должно быть у всех поставщиков, которые заявляются на торги. По сути, поставщик, чтобы принять участие в торгах, должен перечислить некую сумму на определённый счёт в банк, тем самым гарантируя серьёзность своих намерений. Этот инструмент позволяет отсеять тех, кто участвует в торгах, например, ради интереса.

По моим наблюдениям, банковские механизмы защиты в частных закупках используются редко. Исключение — государственные торги, где это прописано в законодательстве.

Риск в закупках — вовсе не благородное дело, лучше свести его к минимуму. Это возможно, если знать заранее, чем рискуешь, и использовать инструменты защиты. И защита от недобросовестного поставщика с применением инструментов, которые даёт ЭТП Bidzaar, — достаточно удобная, простая и надёжная, чтобы её использовать.