Автор: Виктор Коданев, Директор по образованию и консалтингу Bidzaar, член академического совета Высшей Школы Экономики, Профессор практики Высшей Школы Бизнеса НИУ ВШЭ

В отдел закупок поступает задача — заказать двигатель. Он нужен срочно — вчера: без него стоит производственная линия. Тут же «падает» заказ — компьютер для нового сотрудника, который выходит на работу завтра. На следующий день просят заказать стол и компьютер ещё для одного, при этом спрашивают: «А что с нашим вчерашним заказом?» А ещё торопят с двигателем, потому что линия по-прежнему стоит.

Отдел закупок должен быстро решить эти задачи, при этом несколько раз объяснив, почему компьютер, стол или двигатель до сих пор не привезли, или привезли с переплатой за срочность. И ещё извиниться за это.

Из подразделения, которое должно заниматься анализом рынка и снижением затрат, закупщики становятся отделом, обрабатывающим срочные заказы в авральном режиме. У заказчика формируется мнение, что отдел закупок плохо выполняет свою работу, не работает вовсе, делает всё в последний момент, не заслуживает премий, повышения заработной платы или каких-то иных поощрений, и «уволить их всех нужно».

Очевидно, что такая работа — это стресс, ведущий к выгоранию сотрудников, которые и без того регулярно получают претензии со стороны заказчиков с их срочными закупками. Стресс, выгорание — как итог уровень производительности и качество работы в целом падают.

Так вести дела нельзя!

А как можно? Давайте разберёмся.

Чем больше времени уходит на цикл закупок, тем больше должен быть товарный страховой запас, а значит, тем хуже ситуация с оборотным капиталом. Возможно, его даже приходится подпитывать за счёт кредитов. Что в итоге? Во-первых, фирма постоянно кому-то должна, а во-вторых, её склады забиты товарами, которые прямо сейчас не нужны. Если вы умеете закупать быстро, то можно работать на аккуратном запасе, который постоянно пополняется.

Кроме того, чем больше времени уходит на цикл закупок, тем ниже скорость реакции. Если все процессы занимают по 60 дней, то быстро отреагировать на форс-мажор поставщика почти невозможно. Например, если сгорит завод, закончится сырьё, сломается машина и вовремя привезти заказ не успеют физически.

В пандемию многие компании всерьёз озаботились упрощением всех процедур, чтобы повысить скорость реакции. И внезапно выяснилось, что продолжительность цикла закупок можно безболезненно уменьшить в три-четыре раза. Дела, которые раньше занимали два месяца, научились делать за три недели, а процессы, на которые всегда уходило три недели, оказалось легко уместить в семь дней.

Планирует компания переходить на ЭТП или нет, необходимо перестраивать закупочные процессы: менять мышление, применять новые организационные и технологические решения. Почему электронные торговые площадки значительно упрощают закупочные процессы? Потому что это удобно и надёжно.

Размещение заказа на ЭТП и его закрытие в разы быстрее: сроки проведения процедур — от пяти до десяти дней в зависимости от категории. Это удобнее, чем рассылка запросов по почте и последующее оформление собранных данных в таблицу в Excel. Работать вручную хорошо только при лепке пельменей: ручные продаются дороже.

Сокращаем рутину: до 30 % экономии с выходом на Bidzaar

Закупки через Bidzaar позволяют сократить долю рутинных операций. В дополнение к этому переход на ЭТП даёт возможность запускать одновременно десятки тендерных процедур. Это как ловить рыбу сетью: при каких условиях больше шансов на хороший улов — весь день просидеть с удочкой или вечером проверить 10 сетей, закинутых утром? Ответ очевиден.

До перехода на ЭТП агрокомплекс «РОСТ» вёл закупочные процедуры по почте, и специалисту по закупкам приходилось выполнять функции почтового робота. Отказ от этой практики сберёг отделу закупок время и нервы. Вся история переписки с партнёрами и вся история тендеров теперь хранятся в чатах в профиле «РОСТА» на ЭТП. Взаимодействие идёт по защищённым каналам, а данные хранятся в зашифрованном виде. Инструменты резервного копирования сводят риски потери информации к нулю.

В компании «Азбука вкуса» опасались высоких тарифов для поставщиков и для заказчиков за выход на площадку, рисков столкнуться с ненадёжными контрагентами и товарами низкого качества, затрат ресурсов на дополнительные технические решения для работы. Ещё одно опасение было в том, что поставщики на ЭТП идут только на крупные лоты: использовать площадку для мелких закупок бессмысленно.

Bidzaar идеально подходит для малых закупок и tail spend. Благонадёжность поставщика отражается в рейтинге: он составляется на основании таких критериев, как общее количество участия в закупках, число побед и пройденных аккредитаций в пулах заказчиков, наличие статуса «Проверенная компания». Всё это снижает риски столкнуться с товарами низкого качества. За регистрацию, за участие в торгах порог входа — нулевой, а победитель тендера платит комиссию от суммы контракта. Площадка предусматривает возможность торгов по всем параметрам, включая неценовые, например, по сроку гарантии, предоплате и сроку поставки; есть возможность менять условия тендера по ходу процесса.

Когда компания ведёт работу с одним и тем же поставщиком или первым, кто откликнулся на срочный запрос, без конкуренции и минуя все конкурсные процедуры, её расходы выше, чем при плановых закупках. Единственный поставщик понимает, что заказчику нужно быстро, и ставит свои условия, а заказчик в обмен на срочную поставку сам же ограничивает конкуренцию и, что ожидаемо, переплачивает. Очевидно, что для создания конкуренции необходимы широкий круг участников и конкурс между ними.

При переходе на ЭТП агрокомплекс «РОСТ» не только получил новых партнёров, но и «перетащил» старых. Кроме того, прозрачные закупочные процедуры повысили доверие к тендерам агрокомплекса, возросла конкуренция. Сам «РОСТ», в свою очередь, создал свой реестр поставщиков. С июня 2022 года «РОСТ» опубликовал на ЭТП свыше 200 закупочных процедур, заключил контракты более чем на 1 млрд рублей. В планах — интеграция корпоративного сайта с площадкой Bidzaar. Экономия на закупках агрокомплекса «РОСТ» составила до 30 % после выхода на Bidzaar.

В отличие от «РОСТа» «Билайн» уже имел опыт работы с ЭТП. Bidzaar рассматривали как часть системы автоматизации закупок. Для начала компания провела на нашей площадке пять пилотных торгов и что получила в итоге? Активное участие в тендерах 26 поставщиков, при том что в компании опасались, что об ЭТП Bidzaar как о новой площадке никто не знает и никто не заявится на торги. Оказалось, что более 70 % поставщиков «Билайна» уже работало на Bidzaar.

На сегодня компания «Билайн» опубликовала на Bidzaar более 960 запросов, имеет 145 тысяч просмотров. В тендерах приняли участие три тысячи поставщиков, более 500 закупок завершено, заработано более 11 млн рублей на продаже лома.

Благодаря размещению закупок на Bidzaar «Билайну» удалось сэкономить от 30 до 40 % на ряде лотов. Так, заказ на оборудование для рабочих мест сотрудников позволил сэкономить 32,52 % бюджета. Лот на оборудование Apple привлёк новых поставщиков, а экономия составила 43 %. Заказ на проведение работ по модернизации офиса в Оренбурге привлёк к участию в торгах контрагентов, которые ранее работали с «Билайном» на старой ЭТП. Эта закупка обошлась дешевле на 30,3 %.

Вход на площадку максимально прост. Для того чтобы начать работу, достаточно пройти регистрацию, которая занимает не более пяти минут, без электронной подписи и аккредитации.

Площадка работает на основе искусственного интеллекта: он отвечает за процесс подбора поставщиков, а их зарегистрировано свыше 80 тысяч. Представьте, если бы это делали вы своими ручками! ИИ анализирует поведенческие паттерны поставщиков, их интересы, использует в проверке 30 финансовых показателей, более чем 30 баз данных. В результате уведомления о торгах получают не только поставщики, указавшие соответствующие хештеги, а все релевантные пользователи площадки. По сути, искусственный интеллект оптимизирует процесс подбора, высвобождая ресурсы. А главное, расходы на закупки снижаются на 10–15 %.

В авральном режиме отдел закупок занят сбором предложений и оформлением их в таблицу. При такой работе в ручном режиме тратятся немалые ресурсы, и, чтобы их сохранить, вынужденной мерой станет сокращение числа участников торгов или отказ от переторжки. При соблюдении всех правил тендера один закупщик может провести не больше четырёх–шести процедур в месяц по почте или телефону, а через ЭТП — уже 20–25. Этот рост происходит за счёт одновременного запуска нескольких тендеров, а также формирования реестра проверенных поставщиков — VMS. ЭТП помогает ускорить весь процесс, позволяет перейти на плановые и системные закупки и избежать неоправданной срочности.

Разгрузка закупочного отдела даёт в два раза больше свободного времени. Конечно, мы не высвобождаем часы на кофе с коллегами. Это время для аналитической работы: изучение рынка поставщиков и продукции, анализ возможностей выхода на международный рынок, развитие канала поставок. Чем лучше результат, тем выше эффективность закупочного отдела.  Соотношение плановых и экстренных закупок с переходом на ЭТП выглядит так: 98 и 2 % соответственно. Экстренные, а также аварийные закупки всегда были, есть и будут, но их долю реально сократить в разы и свести к минимуму.

Подытожу: с выводом закупочных процедур на ЭТП компания получает серьёзную выгоду. Это необходимо понять, а если в это нелегко поверить — проверить на собственном опыте.